The Virtual Open Office

30. oktober 2018  

unified communications headset, Plantronics, smarter working, Unified Communications, Skype for Business.

Indførelse af “The Virtual Open Office” kan give følgende fordele:

(article in English below)

  • Befri medarbejderne og boost vitalitet, fleksibilitet og produktivitet ved at etablere et koncept der gør det muligt at arbejde fra den mest ideelle lokation i forhold til typen af arbejde.
  • Gøre din virksomhed i stand til at tiltrække og ansætte den kommende arbejdsstyrke fra generation (Z).
  • Tiltrække og ansætte kvalificeret arbejdskraft der bor længere væk end den normalt acceptable afstand til arbejde.
  • Blive i stand til at sammensætte din arbejdsstyrke af permanent ansatte, ad-hoc ansatte og eksterne specialister.
  • Optimere virksomhedens anvendelse af de dyre kontor kvadratmeter, uden at det påvirker produktiviteten negativt.
  • Fjerne støj og forstyrrende kolleger fra kontorlandskabet.
  • Komme af med ufleksible, begrænsede og dyre video – og audio faciliteter.

Den gode nyhed er, at du kan opnå nogle eller alle af de ovenstående fordele ved at implementere “The Virtual Open Office”.

 Hvad er ”The Virtual Open Office”?

Arbejdspladser der kommunikerer via et UCC (Unified Communication and Collaboration) produkt f.eks. Skype for Business eller Microsoft Teams.

Den fysiske arbejdsplads kan være det individuelle kontor (enten hjemme, i et kontorhotel eller i virksomheden), det kan også være det fysiske kontorlandskab i virksomheden og det kan endelig være steder i det offentlige rum, hvis medarbejderen er på rejse eller lignende.

Hvordan virker det:

Det kræver en PC, Mac, tablet eller smartphone (med aktiveret videocam, mikrofon og højttaler), der er koblet til nettet, (det er nok at foretrække at investere i et headset).

Når man “er på arbejde” melder man sig ind i fællesskabet ved at aktivere UCC produktet og ens “Presence” vil fortælle om man er tilgængelig, til møde eller ikke ønsker at blive forstyrret. (Faktisk bedre informationer end i det fysiske kontorlandskab). Kommunikation mellem personer kan være realtime via video og /eller audio og/eller det kan være Instant Messaging. Der er også mulighed for at holde møder med personer som befinder sig på mange lokationer og der er mulighed for at dele dokumenter, præsentationer m.m. En fleksibilitet der langt overgår de traditionelle videokonference muligheder.

Hvad er udfordringerne ved at komme i gang?

Det er vigtigt at forstå, at implementeringen af “The Virtual Open Office” er en stor ændring af virksomhedens kultur og skal behandles som sådan. Implementeringen skal være ejet af senior Management. UCC implementering er ikke ’bare’ endnu et IT-projekt. People Management vil også skulle ændres. Det kræver en noget anden måde at lede medarbejdere på. Medarbejderne skal måles på produktivitet og resultater og kommunikation med medarbejderne skal primært forgå via UCC.

Ergotel har som en af de førende leverandører til UCC implementeringer i Danmark, oparbejdet en stor erfaring og viden på området. UCC er ikke et ”IT-projekt”, UCC er mere en adfærdsændring som med de rette værktøjer gør medarbejdere og virksomheder mere agile og produktive, uanset branche, fysiske beliggenhed og størrelse. Vores tætte samarbejde med Plantronics igennem 2 årtier om UCC konceptet og – udstyr, giver os de bedste forudsætninger for at kunne bistå danske virksomheder i succesfulde UCC implementeringer. Fra analysefasen over implementeringsfasen til den daglige drift med det fulde udbytte af UCC.

Implementing “The Virtual Open Office” could give the following benefits

  • Set your employees free and boost vitality, flexibility and productivity by enabling the concept of working from anywhere.
  • Prepare your company to attract and maintain the new generation(Z) of employees.
  • Attract and hire qualified people who lives outside normal commute distance.
  • Be able to mix your workforce between permanent employees, ad-hoc employees and external specialists.
  • Optimize use of company square meters, without impacting business productivity.
  • Remove noise and disturbing colleagues from the open office
  • Get rid of non-flexible, limited and costly video and audio conferencing facilities.

The good news is, that you can achieve some or all of them by implementing “The Virtual Open Office”.

What is “The Virtual Open Office”?

People communicate and collaborate through a UCC (Unified Communication & Collaboration) product like Skype for Business or Microsoft Teams.The physical workplace can be an individual office, at home, in an office hotel or at the company. It can also be at the physical open office in the company or finally a location in public space, if the person is travelling

How does it work?

You need a PC, Mac, tablet or smartphone (with an activated videocam, a microphone and a speaker) with an active online connection (preferable using a headset or a speakerphone).

When you are “at work” you join your coworkers by activating your UCC product and your “presence” will tell if you are available, in a meeting or you don’t want to be disturbed. (Actually, better availability information than your physical presence in the open office can give).

Communication and Collaboration between people can be in real-time via video and audio, or near real-time via Instant Messaging.

UCC gives you the possibility of meetings with multiple persons from multiple physical locations. Facilities like sharing a desktop, sharing documents and give presentations are available and this surpasses by far the traditional videoconference setup.

What’s the difficulties in getting started?

It is important to understand that implementing “The Virtual Open Office” is a huge change of the company culture and must be treated like that. The implementation must be owned by Senior Management in the company. It is not just another IT – project.

People Management will also need to change. Management must be able to lead people from remote and measure productivity and creativity through the product, rather through the process.

Being one of the leading suppliers to UCC implementations in Denmark, Ergotel have acquired extensive experience and knowledge in this field. UCC is not an “IT project”, UCC is more a change of behavior that, with the right tools, makes employees and businesses more agile and productive, regardless of industry, physical location and size. Our close collaboration with Plantronics over 2 decades on UCC concepts and – equipment, gives us the best possibilities for helping Danish companies successfully implement UCC. from the analysis phase to the implementation phase and the day-to-day operations, assuring the full benefits of UCC.