Hvad er Unified Communications egentligt for noget?

14. november 2016  

Unified Communications, unified communications headset, Plantronics.

Der eksisterer ikke en fast definition af, hvad Unified Communications (UC, red.) egentlig er. Men for Philip Vanhoutte, Senior VP og MD ved Plantronics Europe & Africa er der ingen tvivl om, at UC i sine mange forklædninger er total uundværlig.

– For mig som business mand er UC en nødvendighed, hvis jeg ønsker at arbejde, uanset hvor jeg er i verden. Men det ændrer ikke ved, at der stadig er forskellige meninger om, hvad UC rent faktisk er, siger Philip Vanhoutte.

Personligt har han en ret bred definition af UC, men som han dog ikke mener, er dækkende. Philip Vanhoutte fortæller, at for ham kræver det, at du har en fælles kontaktdatabase og en mulighed for at se folks tilgængelighed, før du kan kalde et system for Unified Communications.

– Men det er i virkeligheden kun første skridt, for derefter skal du have en række muligheder for at kommunikere. For min generation handler det meget om at kunne tale sammen, men for de unge handler det om at kunne tale med deres fingre, altså via sms, facebook og IM, siger Philip Vanhoutte.

Enhederne skal kunne tale sammen

Vi står i dag i en situation, hvor vi aldrig før har haft så mange enheder, vi kan tale i. Vi har traditionelle telefoner, vi har softphones, vi har smarthones og tablets, og vi har ip-telefoner. Men hvordan kan vi sikre, at vi kan snakke sammen med alle de enheder.

– Her kommer en delmængde at UC ind, nemlig Unified Telephony (UT, red.), der sikrer, at alle vores forskellige enheder og systemer kan snakke sammen. Den bliver så skarpt fulgt af Unified Presence (UP, red.) der skal sikre, at vi altid kan se om folk rent faktisk er tilgængelig, siger Philip Vanhoutte og fortsætter:

– De forskellige udbydere vil nok helst snakke om video, når vi snakker om UC, for der er stor forskel på, hvordan udbyderen tager livtag med UC. Men UT og UP er nødvendigt for en god UC-løsning, det er bare meget sværere at forklare og forstå, siger Philip Vanhoutte.

Det ændrer dog ikke ved, at Philip Vanhoutte ser UC som en nødvendighed for virksomhederne, og nu, hvor det er blevet meget økonomisk tilgængeligt, hopper flere og flere også med på vognen.

– UC-løsninger findes i dag som ’as-a-service’ på nettet, og du kan få en relativ bred hardware-platform, der understøtter Unified Communications.

Men de mange løsninger medfører et problem, eller et dilemma. For hvilken UC-tjeneste skal man så benytte? I løbet af de sidste 15 år er virksomheder og private blevet nærmest druknet i forskellige typer af UC-løsninger, og hver kæmper for deres egen løsning.

– Hvordan får vi f.eks. FaceTime til at snakke sammen med Skype? Det er der ingen, der taler om, men det er et reelt problem. Og her er det jo endda kun private løsninger, vi snakker om. Virksomheder med store løsninger står overfor endnu større udfordringer, hvis de skal have to konkurrerende systemer til at snakke sammen, fastslår Philip Vanhoutte.

Han ser det i høj grad som et ventespil. Alle udbyderne venter på, at de andre udvikler interfaces med de nyeste enheder, inden de selv gør det – for at følge med der, hvor de fleste vælger at være.

Kræver et godt netværk

Den næste udfordring, vi står overfor, når det kommer til Unified Communications, er netværket. For uanset hvor god løsningen er, så bliver kvaliteten af en UC-løsning ikke bedre, end det netværket kan understøtte.

– Langt de fleste UC-løsninger bliver brugt internt i virksomhederne. Men internt i den sammenhæng kan godt være fra kontoret til en medarbejder med hjemmekontor, og her kræver det, at netværket har en høj kvalitet og en god Quality of Service (QoS, red.).

Som tingene er i dag, er der ingen garanti for, at du bliver forbundet til et godt netværk, når du skal fra virksomhedens interne net og via det offentlige netværk hjem til en medarbejder. Alligevel arbejder vi alle ud fra antagelsen om, at QoS i netværket er i orden.

– Det kan godt være, du har en fin forbindelse på kontoret, men når du er hjemme eller på hotellet, så er der ikke længere nogen garanti for QoS. Så kan vi snakke om 4G og 5G, men jeg er fuldkommen ligeglad med de teknologier. Jeg er interesseret i stabile forbindelser, det vi kalder for Gold Quality. Jeg vil ikke skulle konkurrere med naboens dreng, der bruger netværket til YouTube eller spil, forklarer Philip Vanhoutte.

Akilleshælen i en god UC-løsning er altså et godt netværk, men desværre finder vi ofte, at netværket ikke er optimeret, og så oplever vi lag og forsinkelser på nettet, alt sammen noget der kan forringe oplevelsen og udbyttet af en UC-løsning.

UC og video hænger sammen, næsten altid

Netværket er ikke mindst vigtigt, fordi video er en vigtig og integreret del af UC, mener Philip Vanhoutte. Men påpeger også samtidig, at bare fordi man har UC i en virksomhed, så betyder det ikke, at man altid skal gøre brug af videokonferencer.

– Det er vigtigt, at man får etableret nogle retningslinjer for, hvordan UC bruges. For eksempel så bør man aldrig bruge video første gang, man snakker med folk. Man skal også huske at mødes med folk, Face-to-Face, mener Philip Vanhoutte.

Men hos Plantronics er de sikre på, at video både er nødvendig og en naturlig del af UC. De ser dog ikke så mange virksomheder bruge det, som de gerne så.

– Vi ved at video virker, men folk er stadig lidt tilbageholdende. Derfor skal vi sikre, at video virker på alle enheder, også mobilen, så der ikke er nogen undskyldning for at bruge det, mener Philip Vanhoutte.

Han peger dog igen på, at det er vigtigt med regler for UC og videokonferencer. Og det er nødvendigt at forstå, at der kan være kulturelle forskelle, der gør, at videokonferencer måske ikke er en god ide.

– I visse kulturer er det direkte uhøfligt at kigge direkte i øjnene hele tiden, her ville man kigge lidt væk, og så ryger ideen med UC og videokonferencer, forklarer Philip Vanhoutte.

Men er der gensidig forståelse for brugen af video, så er der lige en lille hurdle mere, nemlig hvor man kigger hen. Kameraet på en desktop eller laptop sidder ofte, så det ser ud, som om man kigger hen over hovedet på folk.

– Der virker det bedre på en mobil eller en tablet, for der er kortere mellem kamera og skærm, så det i højere grad ser ud, som om folk kigger hinanden i øjnene, siger Philip Vanhoutte.

Han slutter af med at forklare, at selvom der stadig er mange virksomheder, der endnu ikke er kommet med på UC-vognen, og selvom der stadig er usikkerhed om, hvordan UC skal defineres, så er UC-nødvendigt

– UC er nøglepunktet, der sikrer, at folk kan arbejde, hvorfra de vil. Så selvom der stadig er tre ud af fem virksomheder, der ikke bruger UC, så er og bliver UC en nødvendighed, når vi skal arbejde smartere.